Văn phòng ảo là gì ? Liệu có hợp pháp hay không?

Share on facebook
Facebook
Share on google
Google+
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Cơ hội khởi nghiệp ngày càng tăng ở Việt Nam. Tuy nhiên, các công ty khi mới khởi nghiệp cần tiết kiệm chi phí tối đa nên sẽ rất khó khăn khi cân nhắc về việc thuê văn phòng, mặt bằng kinh doanh. Dịch vụ văn phòng ảo mở ra là một phương án tiết kiệm chi phí cực hiệu quả cho các công ty trẻ mới thành lập. Bạn đã biết văn phòng ảo là gì chưa? Liệu mô hình này có hợp pháp hay không? Đối tượng nào có thể thuê văn phòng ảo?

Sự ra đời của văn phòng ảo

Dịch vụ văn phòng ảo là dạng văn phòng cho thuê của nhiều công ty, cùng chung một địa điểm văn phòng. Các thông tin giao dịch của văn phòng đều được chuyển hướng về trụ sở chính. Trong đó, các tiện ích văn phòng như lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số máy bàn điện thoại, phòng tiếp khách,… được sử dụng chung của nhiều công ty thuê chung văn phòng ấy.

Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo là gì?

Việc sử dụng chung các tiện ích như vậy sẽ tiết kiệm nhiều chi phí, thời gian để đăng ký thủ tục. Đối với các doanh nghiệp mới, chưa nhiều kinh nghiệm, vốn liếng thì việc đăng ký văn phòng ảo như thế này sẽ giúp họ cắt giảm được nhiều chi phí, giảm thiểu rủi ro để họ duy trì hoạt động của mình.

Đến khi họ vượt qua thời kỳ khởi nghiệm đầy thử thách ban đầu, hoạt động kinh doanh đã ổn định và có lợi nhuận, các công ty này có thể thuê văn phòng truyền thống một cách lâu dài. 

Các nhân sự của văn phòng ảo dùng chung của các công ty cung cấp các thông tin, dịch vụ căn bản của một doanh nghiệp để nó có thể vận hành được. Bao gồm cung cấp thông tin vận hành trong nội bộ công ty cũng như trao đổi thông tin từ công ty ra bên ngoài. Vậy, vấn đề còn lại là văn phòng ảo có được công nhận về mặt pháp lý hay không?

Mô hình văn phòng ảo có hợp pháp không?

Cho đến nay thì chưa có văn bản luật nào đề cập đến văn phòng ảo. Tuy nhiên, nếu công ty có đầy đủ các thủ tục về pháp lý, không trái luật thì sự tồn tại của nó là không hề vi phạm. Để biết được văn phòng ảo có hợp pháp hay không thì bạn tham khảo qua một số thông tin pháp luật sau: 

Với Bộ luật doanh nghiệp hiện hành, có quy định về trụ sở chính của công ty: địa chỉ của trụ sở phải rõ ràng ( bao gồm số nhà, tên phường xã, tỉnh thành) tại Việt Nam, phải có thông báo với cơ quan nhà nước về đăng ký kinh doanh. 

Trong luật doanh nghiệp cũng quy định rằng doanh nghiệp là một tổ chức hoạt động vì lợi nhuận. Tổ chức kinh tế này có tên riêng, tài sản, trụ sở giao dịch thường xuyên được đăng ký rõ ràng, thực hiện các hoạt động sinh ra lợi nhuận. Trong đó, luật doanh nghiệp không hề quy định một địa điểm được đăng ký tối đa bao nhiêu doanh nghiệp, cũng không cấm một doanh nghiệp đăng ký địa điểm mà trước đó đã có doanh nghiệp khác đang đăng ký.

Văn phòng ảo có các tiện ích chung cho nhiều công ty cùng sử dụng
Văn phòng ảo có các tiện ích chung cho nhiều công ty cùng sử dụng

Với những thông tin trên, chúng ta có thể kết luận văn phòng ảo hoàn toàn hợp pháp. Miễn là doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các thủ tục pháp lý để thành lập doanh nghiệp, thực hiện nghĩa vụ khai báo thuế với nhà nước thì không có vấn đề gì về mặt pháp lý. 

Đối tượng sử dụng văn phòng ảo là gì?

Mặc dù văn phòng ảo ra đời là để cho các công ty thuê làm văn phòng nhưng mục đích sử dụng đôi khi lại không giống nhau. Bạn có thể tham khảo một số đối tượng sử dụng văn phòng ảo thay thế văn phòng thật sau đây:

  • Dùng văn phòng ảo làm nơi làm việc chính thức: tiết kiệm được các chi phí về dịch vụ tiếp tân, điện thoại, chi phí mặt bằng cũng rẻ hơn so với văn phòng thật.
  • Chỉ dùng để tổ chức hội họp: nhiều công ty hoạt động trực tiếp ở các địa điểm kinh doanh như các công ty bán thức ăn nhanh, kinh doanh shop quần áo, các thương hiệu nhượng quyền … thì cần một nơi để họp các quản lý gian hàng. Văn phòng ảo lúc này là phòng họp chung với chi phí cực kỳ tiết kiệm. Ngoài ra, các lễ tân có thể trả lời điện thoại mỗi khi có khách hàng gọi đến.
  • Dùng làm địa chỉ chi nhánh: công ty lớn đã có trụ sở chính nhưng muốn tìm kiếm thị trường ở các khu vực khác thì cần đặt văn phòng đại diện. Tuy nhiên, thị trường này vẫn còn đang giai đoạn thử nghiệm, không cần phải bỏ ra quá nhiều chi phí thì văn phòng ảo là lựa chọn tốt nhất.

Vậy, bạn đã hiểu văn phòng ảo là gì rồi chứ? Bạn hoàn toàn có thể yên tâm sử dụng văn phòng ảo nếu muốn bắt đầu khởi nghiệp với chi phí thấp.

0971 288 166
Scroll to Top